¿Que trámites son necesarios para montar un negocio? ¿Dónde se solicitan?
Primero tener clara la figura jurídica a escoger
Si es pequeño y va a comenzar, lo más conveniente por económico es darse de alta como Autónomo (cuota 264,4€/mes con posibles bonificaciones), aunque sean varios socios (autónomos societarios 319,15€/mes) y tributar por separado el Impuesto de Rentas de Personas Físicas (IRPF).
Luego, valdrá la pena considerar formar una Sociedad mercantil si la facturación anual va siendo superior a 30-35.000€ (poniendo un capital social mínimo de 3.006€ para una S.L , y 60.000€ para una S.A), ya que existen beneficios fiscales y tributar por el Impuesto de Sociedades.
No existe modelo de tramite único, ya que cada comunidad y ayuntamiento fija sus requisitos y tasas para cada actividad. No son complejos y cualquier persona los puede gestionar, aunque son engorrosos y pueden llevar tiempo. Para agilizarlo puede informarse antes en asociaciones empresariales o ayuntamientos (por teléfono 010), y en algunas administraciones acudiendo a la Ventanilla Única Empresarial que centraliza todos los trámites.
TRÁMITES PRINCIPALES
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En el Ayuntamiento (al que pertenece el inmueble):
- Licencia de Actividad: permiso que autoriza la realización de la actividad a ejercer en el lugar físico indicado. Puede solicitarse con una Declaración Responsable de cumplimiento de las obligaciones, si la actividad a desarrollar es inocua. Si la actividad a ejercer es calificada (con impacto medio ambiental, actividad nociva o molesta) debe solicitarse la Licencia de Apertura. Muchas actividades requieren este trámite y será necesario consultar cada caso. En general, destacan actividades sanitarias; las industriales; la instalación, mantenimiento y reparación de sistemas de gas; electricidad, fontanería, etc.
Las empresas de venta a distancia (por correo, por teléfono o por Internet) deben inscribirse en un registro dependiente de la Dirección General de Política Comercial, del Ministerio de Economía. - Licencia de obras: se pide solo para los que necesiten unas obras de acondicionamiento. Preguntar qué requisitos se piden para el tipo de negocio que quieres abrir, explicar el proyecto, y si vas a hacer obra, que catalogue si ésta es ‘menor’ o ‘mayor’. Ya que deben ser otorgadas por el técnico del ayuntamiento dependiendo de los elementos a remodelar.
- Obra menor. Cualquiera de escaso presupuesto, que no suponga un aumento de volumen en la edificación, y no afecte a la estructura ni al cambio de las condiciones de habitabilidad (como pintar, cambiar pavimento, alicatar, sustituir sanitarios,… )
- Obra mayor. Cuando:
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- Obra nueva.
- Supone un aumento de volumen y/ó superficie, como realizar cualquier nueva construcción, o reforma que suponga una ampliación de la construcción existente.
- Las reformas afecten a la estructura (como la eliminación de muros de carga, creación de huecos en fachada, eliminación de pilares,… ).
- El cambio en las condiciones de habitabilidad es considerado obra mayor.
Comenzar sin la licencia de apertura aprobada o con una licencia de obras pendiente se arriesgan a una sanción que les puede costar hasta 1.500€ y, en el peor de los casos, también la clausura del local durante 6 meses.
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- Estudio de impacto acústico: Obligatorio para negocios que realicen actividades que puedan contaminar por ruido y vibraciones (bares, talleres, etc.) Si el local no cumple con la normativa se deberán tomar medidas de insonorización.
- Plan contra incendios del local. Muy importante. Obligatorios para los centros sanitarios, espectáculos públicos, alojamientos turísticos y actividades industriales. Los cambios necesarios pueden llevarte a cambiar a otro local porque te salga más rentable. Normativa muy estricta con las naves antiguas y con requisitos que no teníamos previstos, pudiendo gastarse para cumplir con la normativa entre 1.000€ hasta 40.000€. Esto incluye entre otras cosas los planos de evacuación, señalización, alumbrado de emergencia, alarmas acústicas y extintores adecuados para cada fuego.
- Medidas higiénicas. Obligatorio para negocios donde se sirva comida y/o bebida. Las normativas municipales detallan las características de cada estancia, indicando su superficie mínima, materiales de construcción, ventilación y tipo de mobiliario. Normalmente requieren una salida de humos y zonas separadas para tratar los alimentos y los residuos, así como electrodomésticos, material de limpieza y contenedores de basura específicos.
CONSEJOS:– Antes de comprar o alquilar, hay que asegurarse si tiene o puede obtener la licencia acudiendo al área de urbanismo del ayuntamiento. Aunque anteriormente se haya realizado en el lugar la misma actividad que queremos llevar a cabo, no garantiza que pueda realizarse posteriormente. Las ordenanzas municipales se modifican con frecuencia, y es posible que ya no cumpla con los requisitos actuales exigidos por la nueva licencia. |
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En la Agencia Tributaria (generales para todas las actividades):
- Alta en el Censo de Empresarios, Profesionales y Retenedores: es una declaración censal y fiscal de comienzo de actividad, y se hace a través del Modelo 036 para Autónomos, y Modelo 037 para personas Jurídicas (sociedades).
- Obtención del CIF de la empresa.
- Alta en el Impuesto sobre Actividades Económicas (IAE): es un tributo por el ejercicio de actividades empresariales, profesionales o artísticas por epígrafes. Te permite ejercer la actividad para la cual te das de alta. Consultar con un asesor fiscal/laboral (o con la Agencia Tributaria) para ver que IAE y CNAE es mas conveniente.
- Alta en el IVA y en el IRPF trimestral.
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En la Tesorería General de la Seguridad Social:
- Alta en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA): es el régimen que regula la cotización a la Seguridad Social de los trabajadores autónomos, comuneros y los socios y administradores de algunas sociedades.
- Alta de los Socios y Administradores en los Regímenes de la Seguridad Social: es un alta en el régimen de la Seguridad Social que corresponda en cada caso (Autónomo, Régimen General o Régimen General Asimilado) y estará condicionado al tipo de sociedad y/o a la participación en el capital social.
- Alta del Centro de Trabajo.
- Calendario laboral.
- Plan de prevención de riesgos laborales. Elaborado por un técnico de prevención, que evaluará los riesgos y tomará las medidas necesarias para minimizarlos. En el Instituto Nacional de Seguridad e Higiene en el Trabajo se encuentra toda la normativa y una guía útil. Para un emprendedor es mejor concertar un servicio de prevención al menos el primer año, para que le ayude a crear el sistema de trabajo.
- Legalizar el Libro de Visitas (de inspecciones). Se puede utilizar el nuevo modelo electrónico.
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En el Registro Mercantil (en caso de ser una sociedad SL/SA):
- Inscripción de la sociedad. Estatutos y escritura pública. En caso de no ser autónomo.
- Legalizar Libros de: Actas, Registro de Socios, Registro de Acciones Nominativas y Registro de Contratos.
- Libros Contables: Diario, Inventarios y Cuentas Anuales.
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En la Dirección General de Trabajo (en ministerio o la consejería autonómica que tenga esta competencia):
- Comunicación de apertura obligatoria para todos los empresarios que tengan empleados a su cargo. Se puede realizar enviando un comunicado en el plazo de 30 días tras dicha apertura. Técnicos designados comprobaran que el centro de trabajo cumple todas las normas de seguridad y salud obligatorias. Si está en orden, sellarán el Libro de Visitas (de inspecciones)
- Necesario también al reanudar la actividad después de haber realizado ampliaciones o alteraciones del lugar de trabajo.
CONSEJOS GENERALES:
1. Inicia los tramites con antelación, para que mientras llegan los permisos no se retrase la apertura del negocio. Identificación de la empresa y titular: DNI, NIF, acta de constitución de la sociedad y poderes de representación del socio, alta en el IAE y en la Seguridad Social. Datos del negocio y el titular: memoria explicativa de la actividad, titulación académica del responsable y recibo del pago de la cuota si está en algún colegio profesional. Datos del local: escritura de propiedad o contrato de alquiler, planos del local indicando el destino de cada estancia y otros datos de interés, según la actividad. |